Sinds een paar maanden probeer ik één en ander uit om iets meer rust in m’n hoofd te krijgen. Op alle gebieden ben ik allerlei dingen aan het testen, waaronder een cruciaal iets in ons dagelijks leven: e-mail. Aaaaaaah! Ik heb een beetje een haat-liefde verhouding met e-mailen. Als blogger krijg ik er waanzinnig veel; persberichten, aanvragen voor samenwerkingen, persoonlijke vragen van bezoekers. Dat zorgt aan de ene kant voor veel kansen en aanbiedingen en aan de andere kant voor shitloads aan troep en berichten waar ik niks mee kan. Ik ben er eerlijk gezegd nog steeds geen held in, maar daar wil ik sinds een paar weken dus echt actief verandering in brengen. Ik heb namelijk gemerkt dat ik écht kansen misloop door veel mailtjes links te laten liggen, puur omdat het er teveel voor me zijn.

Bij deze 10 tips om praktisch met je e-mail om te gaan, waardoor je hopelijk meer interne rust zal vinden (en ik ook!):

1. Installeer géén e-mail op je telefoon. Dit komt misschien als een verrassing, maar het helpt echt. Doordat ik een paar weken geleden een nieuw mobieltje nodig had en geen zin had in de rompslomp van het installeren van mijn werkmail, staat deze er nog steeds niet op. Als zelfstandig ondernemer is het voor mij enorm belangrijk mijn mail in de gaten te houden. Een nieuwe klus betekent namelijk brood op tafel, letterlijk. Tóch merk ik geen enkel verschil. Sterker nog: m’n zaken gaan beter sinds ik alleen m’n mail orden op m’n computer! En ik ervaar veel meer rust als ik m’n mobieltje in m’n handen heb. Ik kan misschien niet gelijk bij werk, maar voor even is dat best OK! Als het écht dringend is, hebben de belangrijkste opdrachtgevers ook mijn telefoonnummer.
2. Hanteer de 1-minuut regel: lees je een e-mail en weet je zeker dat je deze kan beantwoorden in een minuut? Doe dit dan ook. Gelijk.
3. Gooi direct weg waar je niks mee kan of aan hebt.
4. Maak mapjes op je computer voor alle andere mails, die je misschien niet gelijk kunt beantwoorden. Voorbeelden van mijn mapjes zijn: “to do”, “artikelen”, “workshop” en “cheer me up”. In “artikelen” zet ik vaak persberichten of gastblogs die op me wachten (en jawel, dit kan eeuwen duren voordat ik er weer eens naar kijk), en in “workshop” ben ik bijvoorbeeld momenteel aan het schakelen met iedereen die zich heeft opgegeven voor mijn blog workshop. In de “cheer me up” staan trouwens alle mails van volgers van Moderne Hippies, die ik ontzettend memorabel en lief vind. De mails met “to do” duren vaak een kwartier tot half uur om echt goed te beantwoorden, want dat zijn e-mails die wat meer tijd van me vragen. Meestal verzamel ik een paar en pak ik één moment in de week om ze achter elkaar te beantwoorden. Zo heb ik ook even de tijd om te kunnen nadenken over m’n antwoord; dat schijn ik zo nu en dan ook echt nodig te hebben.
5. Noteer mails/zaken/opdrachten die je absoluut niet wilt vergeten op een apart notitieblokje. Doordat iets opgeschreven is, blijft het beter in je systeem zitten. Heb je na een week niks gehoord, stuur dan een reminder. Jij weet in ieder geval wat er speelt!
6. Zet de waarschuwingen uit dat je een nieuwe e-mail binnenhebt. Om in een flow te komen, moet je namelijk minstens 11 minuten aaneengesloten werken. Zet daarom alle waarschuwingen voor een nieuwe e-mail uit.
7. Verander “zoek naar nieuwe berichten” dus ook om in (minimaal) 15 minuten, zodat je niet letterlijk iedere minuut een nieuwe e-mail ziet binnenkomen. Dat geeft je in ieder geval 15 minuten rust om door te werken. Als je een echte heldin bent, kan je het misschien aan om dit over te zetten naar “een uur”. Oeh, spannend!
8. Het zou nóg beter zijn je e-mail op vaste tijden te checken: bijvoorbeeld tussen 9.00 en 10.00 en 15.00 – 16.00 uur. Om die tijden heen, zou je je autoreply aan kunnen zetten. Hierin kan je zeggen dat als het écht dringend is, er gebeld kan worden. Omdat ik als freelancer soms binnen een dag of twee een opdracht klaar moet hebben, wil ik eigenlijk constant m’n mail in de gaten houden. Ik vind die tijden dus nog te riskant, want ik wil júist niet gebeld worden op de momenten dat ik geconcentreerd aan het schrijven ben. Ik houd het dus nog even op die 15 minuten 😉 Maar goed; het zou wellicht voor jou wél kunnen werken…
9. Pak een moment in de week om je gehele inbox af te gaan. Ik heb namelijk een paar verschillende e-mailadressen en dan vergeet ik hier en daar toch nog wel eens een e-mailtje. Meestal besluit ik op donderdag- of vrijdagmiddag een paar uur te pakken om alle e-mails nogmaals af te gaan. Ik check of ik de belangrijkste heb beantwoord en pak echt flink wat tijd om alles rustig te beantwoorden als ik dat niet heb gedaan.
10. Ik doe #9 soms juist bewust in de avonduren, omdat ik dan het gevoel heb dat de rest van de wereld juist even niet op z’n e-mail kijkt. Dan denk ik waarschijnlijk ook dat ik iets minder snel een antwoord krijg, waardoor ik rustig de tijd kan nemen voor alle e-mails. Ik ken een heleboel mensen die ’s avonds liever niet werken, dus dan moet je deze laatste tip zeker niet uitvoeren :)!

Q: Hoe ga jij om met je e-mail, om meer mentale rust te ervaren? Share!

Liefs, Marte

// Je kunt me volgen op Instagram, Twitter, Facebook en Bloglovin’